Gestión y automatización con un sistema personalizado para tu empresa
Con el propósito de integrar mejor sus departamentos y facilitar los procesos de gestión, las empresas han invertido cada vez más en sistemas internos. Y ese es un gran indicador de cuán importante es esta herramienta para la administración de un negocio.
Para que los procedimientos de la empresa sean realmente más efectivos, la solución utilizada debe adaptarse a sus necesidades de la mejor manera posible. Y este es un requisito que un software personalizado cumple muy bien. Conoce más sobre cómo un sistema personalizado puede ayudarte en la gestión y automatización de procesos dentro de tu empresa.
Automatización de procesos
La automatización de procesos y su normalización dentro de nuestra organización nos permite tener un marco estándar de actuación a la hora de ejecutarlos. Automatizar nuestros procesos con un sistema personalizado, nos permite una ágil detección de fallos o desviaciones en las fases de ejecución de los distintos procesos. Gracias a ello, podremos llevar a cabo acciones correctivas que propicien el perfeccionamiento de la operativa empresarial.
Al gestionar los procesos de nuestra organización bajo esta premisa podremos realizar una correcta planificación de todo el entramado de procesos. Y, además, lograremos mejores resultados en un menor tiempo al usar más eficientemente los recursos disponibles.
Gestión basada en procesos
Contar con una fuerte cultura metodológica puede ser un buen punto de partida para acercarnos más a este modelo de gestión eficiente, cuya principal característica es la predictibilidad de todas las etapas de la cadena y las acciones a realizar en cada una de ellas. Un sistema de este tipo brinda a los responsables de cada departamento la posibilidad de conocer el grado de cumplimiento de las tareas contenidas en los flujos de trabajo.
También contribuye al incremento de la calidad de la comunicación entre los miembros de los equipos y, en ciertos casos, a minimizar la interacción entre ellos cuando no es realmente necesaria. Si tenemos este último concepto en cuenta, ciertas etapas del flujo de trabajo no requieren de la intervención de personal; es decir, son susceptibles de automatización.
Sin embargo, antes de meternos de lleno a esta interesante vía para incrementar la productividad de nuestra empresa, es necesario diseñar y testear cada proceso. Hay que estudiarlo desde diferentes perspectivas y asegurar los medios tecnológicos y organizativos para su integración en el flujograma general de la empresa.
Como herramienta de automatización podrás realizar acciones cuando se da una condición determinada en alguna parte de tu flujo de procesos.
Sistema personalizado vs Sistema estándar
Una de las decisiones más importantes que una empresa debe tomar es sobre el sistema que utilizará en su gestión. Hay varias opciones en el mercado y, aunque a primera vista el software estandarizado parece ser una buena opción, ya que combina características diferentes y tiene un buen precio, debemos pensar siempre en las necesidades de nuestra empresa y de qué manera nos podría funcionar un sistema personalizado o uno estándar, basándonos en nuestros objetivos.
Estas soluciones están siempre diseñadas para satisfacer varias empresas y sus demandas en común. Por eso, en algunas características, se tornan muy “básicas”. Por ejemplo, los informes que dan estas soluciones en sus plataformas, puesto que a menudo no sirven de mucho a las empresas ya que no recogen la información de manera correcta.
Un sistema personalizado, a su vez, se crea exclusivamente para el negocio. Por lo tanto, está diseñado para adaptarse a sus particularidades y características, de modo que proporcione exactamente el servicio necesario.
Una vez que se adquiere un sistema personalizado, pertenece por completo a la empresa, incluyendo el código fuente. Esto facilita el proceso de actualización y permite que se contrate a otro desarrollador, si es necesario, para implementar nuevas actualizaciones y mejoras del sistema.
Aunque al principio el precio de una solución personalizada pueda parecer alto, este costo se paga por la durabilidad, eficiencia y calidad del sistema. Después de todo, tiene muchas ventajas sobre el software o sistema estándar.
Cómo escoger el equipo correcto para el desarrollo
Al estar diseñado desde un inicio para cumplir con las necesidades específicas de la empresa, este sistema personalizado hace que la empresa sea más rápida, productiva y eficiente, por lo tanto podríamos decir que un sistema personalizado es una gran inversión. Sin embargo, hay algunos puntos a tener en cuenta, al escoger al equipo desarrollador del software.
La compañía seleccionada debe contar no solo con experiencia, sino garantizar el soporte rápido y necesario para resolver problemas, así también como el mantenimiento y actualizaciones periódicas, para sacarle el máximo provecho a nuestro sistema, resolviendo todas las demandas que el negocio necesite.
Con una herramienta adecuada y el equipo pertinente para su desarrollo, su empresa puede incrementar su productividad, contribuyendo así a su crecimiento y alcance de objetivos.
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