ERP: 6 fases para la implementación exitosa

¿Sabías que un software Enterprise Resource Planning (ERP) es perfecto para empresas que buscan análisis y automatización de datos e integración de infraestructura?

En definitiva, la logística de un negocio, es la industria donde la máquina bien engrasada de transmisión de datos y de gestión de procesos es vital para el buen funcionamiento de la cadena de suministro.

Por ello, los softwares de gestión de recursos y de información empresarial son de gran importancia y podrían hacer que una determinada empresa se destaque entre la multitud: es la oportunidad de optimizar procesos y mejorar la eficiencia de los recursos internos.

En esta nota te contaremos qué es y para qué sirven estos sistemas, preguntas clave y las fases de implementación del sistema de gestión empresarial.

Entendiendo qué es y para qué sirve un ERP

Un sistema de planificación de recursos empresariales es el significado de las siglas ERP en español y actúa como el “pegamento” que conecta los sistemas informáticos utilizados por una empresa.

En otras palabras, un sistema ERP en logística y transporte integra muchos sistemas y permite acceder a los datos de esos sistemas desde una ubicación centralizada.

Además, según el blog de Supply Chain Game Changer, una de las características de un software administrativo de logística que podría usarse en una empresa es que ayuda a simplificar las operaciones, disminuir la cantidad de trabajo humano requerido, mejorar la experiencia del cliente o sindicalizar las actividades corporativas.

El comercio minorista, la fabricación, la distribución, los productos farmacéuticos y la tecnología son algunos ejemplos de empresas que usan un software ERP. Otras áreas incluyen atención médica, organizaciones sin fines de lucro, telecomunicación, alimentos y bebidas.

Las implementaciones de estos softwares pueden demorar semanas, meses o años, según los requisitos del sistema, y si todo va según lo planeado. Muchas empresas se asocian con consultores de ERP experimentados para ayudarlos durante todo el proceso.

El trabajo de un integrador es ayudarte a aprovechar al máximo tu inversión en un software de ERP de logística y transporte. Por ello, elegir un socio es tan importante como elegir el software adecuado.

Observaciones clave

Un sistema de gestión de recursos integra muchas funciones en toda la empresa, como la gestión financiera, los recursos humanos, las ventas y la fabricación de productos, con el fin de ofrecer beneficios como una mayor productividad y eficiencia.

De este modo, la implementación de ERP describe el proceso de planificación, configuración y ejecución. El proceso generalmente continúa durante unos meses, siendo relativamente complejo, ya que la gestión admite y automatiza muchas funciones diferentes.

Entonces, para garantizar que sea exitosa, la empresa debe definir cuidadosamente sus requisitos, determinar cómo rediseñar los procesos para aprovechar el sistema, configurar el sistema ERP para respaldar esos procesos, y probarlo rigurosamente antes de implementarlos para los usuarios finales. Navegar con éxito todos esos pasos a tiempo requiere una planificación cuidadosa y un enfoque de implementación estructurado y por etapas.

Fases claves para la implementación

Al implementar un sistema ERP, hay muchas fases interconectadas, pudiendo haber algún cruce entre las diversas etapas. Cada fase normalmente contiene condiciones de entrada que deben cumplirse antes de que la fase pueda comenzar. Y cuando se cumplen los entregables predeterminados, una fase se considera completa.

1. Descubrimiento y planificación

La implementación comienza cuando tu empresa reconoce la necesidad de uno. Para comenzar, debes determinar qué operaciones administrativas deben automatizarse. Esto incluye investigar y seleccionar un sistema, configurar un equipo de proyectos y definir los requisitos detallados del sistema.

En esta primera etapa, el equipo puede seleccionar y adquirir un sistema ERP, a medida que la organización desarrolla una idea clara de sus requisitos. Una decisión importante es si usar un sistema ERP que ejecuta en las instalaciones en la nube.

2. Diseño

La fase de diseño funciona a partir de requisitos detallados y una comprensión de los flujos de trabajo actuales para desarrollar un diseño detallado para el nuevo sistema ERP.

Esto incluye el diseño de flujos de trabajo nuevos y más eficientes, y otros procesos comerciales que aprovechan el sistema. Es importante involucrar a los usuarios en la fase de diseño, ya que tienen la comprensión más íntima de los procesos comerciales actuales. Involucrarlos en el diseño también ayuda a garantizar que aceptarán el nuevo sistema y lo aprovecharán al máximo.

3. Desarrollo

Armado con requisitos de diseño claros, la fase de desarrollo ERP puede comenzar. Esto implica configurar y, cuando sea necesario, personalizar el software para admitir los procesos rediseñados. También puede incluir el desarrollo de la integración con cualquiera de las otras aplicaciones comerciales existentes de la organización que no serán reemplazadas por el sistema ERP.

Paralelamente al desarrollo de software ERP, el equipo debe comenzar a planificar la migración de datos, que puede ser compleja, ya que a menudo implica extraer, transformar y cargar datos de múltiples sistemas, cada uno de los cuales puede usar diferentes formatos y contener información duplicada o inconsistente.

4. Pruebas

Las pruebas y el desarrollo pueden ocurrir simultáneamente. Por ejemplo, el equipo del proyecto puede probar módulos y características específicas, desarrollar arreglos o ajustes basados en los resultados y volver a probar.

O bien, puede probar un módulo ERP mientras otro aún está en desarrollo. La prueba inicial de las funciones básicas del software debe ir seguida de una prueba rigurosa de todas las capacidades de los sistemas.

5. Despliegue

Tanto el equipo del proyecto como el equipo de implementación ERP, evaluarán la situación y llegarán a una conclusión sobre si proceder o no. Está previsto cargar y confirmar los datos finales justo antes de que el sistema entre en funcionamiento.

Al completar el proceso de capacitación, el equipo del proyecto ERP comenzará a utilizar el nuevo sistema exclusivamente.

6. Mantenimiento

La fase del mantenimiento del ciclo de vida del ERP, es el último paso del proceso. Los responsables de mantener el nuevo sistema deben mantenerse actualizados sobre los nuevos desarrollos tecnológicos.

Además, los empleados son responsables de adquirir conocimientos necesarios para mantener el sistema operativo en todo momento.

Entonces…

La implementación de un ERP en una empresa es un proceso complejo y detallado que requiere tiempo, dedicación y recursos. Para garantizar que sea exitosa, es fundamental seguir un proceso estructurado que incluya todas las fases necesarias para que el sistema pueda ser implementado de manera efectiva.

Cada una de las fases es crítica para el éxito y debe ser abordada con el máximo cuidado y atención. Además, es importante destacar que la implementación de un ERP no termina cuando el sistema se pone en marcha. Es esencial mantener un monitoreo constante del sistema y llevar a cabo actualizaciones y mejoras periódicas para garantizar su correcto funcionamiento.

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